Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение трудовых книжек не в главном офисе а филиале». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Правила хранения трудовых книжек установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.
Согласно п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Содержание:
Вопрос
Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п.
Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения. Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет.
В-третьих, необходимо учитывать, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Хранение трудовых книжек филиала
В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:
- штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных;
- положение об оплате труда;
- положение о стимулирующих добавках;
- положение о командировках.
В этой связи трудовая книжка должна храниться у работодателя до момента ее востребования работником. При этом согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.
Хранение трудовых книжек непосредственно в обособленных структурных подразделениях и ведение там отдельных книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее действующим законодательством прямо не предусмотрены, но и не запрещены.
Где должна храниться трудовая книжка
А еще у нас есть второе предприятие, так там вообще нет ни референта, никого. И обязанности вести кадровые дела ни на кого не возложены, и их тоже веду я. Я знаю, что это неправильно, но приходили проверки и ничего не говорили, может быть, конечно, до поры до времени. Могут ли трудовые книжки работников филиала храниться на главном предприятии?
Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены.
В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства?
При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов.
Ответ: Хранение трудовых книжек работников и ведение отдельных книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в обособленных структурных подразделениях работодателя возможны. В локальный нормативный акт следует внести изменения и (или) дополнения.
При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).
Чтобы передать ведение трудовых книжек в обособленное структурное подразделение, работодателю необходимо, во-первых, создать единую кадровую службу; во-вторых, изготовить для нее необходимое количество печатей; в-третьих, уполномочить приказом (распоряжением) одного из работников вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки сотрудникам, работающим в обособленном подразделении.
Обязать уволенного работника явиться за трудовой книжкой в другое обособленное подразделение нельзя. В обязанности работодателя входит выдача трудовой книжки в день увольнения. Если он этого не сделал в день увольнения, то работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).
Чтобы передать ведение трудовых книжек в обособленное структурное подразделение, работодателю необходимо, во-первых, создать единую кадровую службу; во-вторых, изготовить для нее необходимое количество печатей; в-третьих, уполномочить приказом (распоряжением) одного из работников вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки сотрудникам, работающим в обособленном подразделении.
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, то работодатель вправе направить ее по почте, но только при наличии на это сотрудника ().
Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели.
Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.
Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.
В частности:
- по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
- по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.
Могут, если каждый, кто увольняется, переводится или прнимается на работу будет иметь возможность расписываться в карточке П-2 и книге учёта движения трудовых книжек, да и в своей трудовой в том, что «с записью ознакомлен» Ведь, на сколько я понимаю, кадровик также на головном предприятии? У нас аналогичная ситуация.
При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.
Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п.п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер.
Хранение трудовой книжки ответственным лицом
Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.
Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Юрист компании» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015.
Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией. Также они могут упоминаться и в локальном нормативном акте?– Положении о филиале.
В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, — филиалы.
Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек
Можно ли передать трудовые книжки работников обособленного подразделения на хранение в обособленное подразделение в другом городе?
Обосновано это было тем, что трудовой договор заключается директором головного офиса, значит все документы (личное дело, трудовая, расчет) — сотрудник имеет в головной.
Отсюда можно сделать вывод, что при направлении соответствующего уведомления в установленные сроки обязанность работодателя по выдаче трудовой книжки работнику нарушена не будет.
Если ответственный за ведение и хранение трудовых книжек — Вы, то это Вам должны предоставить основания для их передачи и в любом случае временные.
Трудовая книжка хранится не в офисе: последствия для работодателя
При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения.
Важно Правил работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Какие документы должна представить беременная женщина для подтверждения факта прохождения в рабочее время диспансерного обследования?
Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале . В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
В нашем случае как раз нет. Все сотры заключают ТД именно с Директором филиала, имеющим такие полномочия по доверенности. И есть лицо (менеджер по персоналу), ответственное по приказу за ведение и хранение трудовых книжек.
Ответьте на вопрос: кто является Работодателем и обратитесь к Трудовому кодексу и Инструкции по ведению трудовых книжек.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.
Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.
При этом закон не запрещает работодателю получить от сотрудника такое согласие ранее даты увольнения. Подобная ситуация возможна, когда заранее известно, что не получится выдать работнику трудовую книжку непосредственно в день увольнения.
В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря 2018 года. Есть судебные дела в роли ответчика.