Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документ регламентирующий содержание личного дела». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
То есть мне надо написать приказа о назначении ответственного за бухгалтерский учет и право подписи бухгалтерских…
В журнале имеются графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел.
Содержание:
Документы для личного дела работника и его формирование
Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.
При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.
Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела.
Что допускается, но с согласия работника
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (панке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.
Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника.
Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления документов, содержит сведения о порядковых номерах документов, их номерах, наименовании и количестве листов дела.
Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
Заявления на отпуск и приказы об отпусках надо формировать отдельно в одно дело (приказ + основание)? Какой заголовок присвоить такому делу?
Порядок ведения личных дел в 2018 году
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.
Вести или не вести? Раз решил, делай правильно Как хранить документы Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках компании. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело.
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти.
Допустим, Федеральная инспекция труда в ходе очередной проверки решила убедиться в правомерности привлечения тех или иных сотрудников к работе в тяжелых условиях труда. Или центру обучения, действующему в организации, понадобилась информация о том, когда работник в последний раз повышал профессиональную квалификацию.
Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.
Формирование личных дел работников
Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить.
В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает.
Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ СОЦИАЛЬНЫХ УСЛУГ
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
В самом личном листке по учету кадров эти изменения не отражаются. Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами. Лист — заверитель дела.
Скажите, а может сотрудник при увольнении забрать личное дело? И на каком законном основании это можно (если можно) сделать.
При составлении сдаточной описи в архив организации каждое структурное подразделение составляет одну опись, где также в соответствующей графе указывается срок хранения дела (приложения № 23, 24).
Мне как-то говорили, что теперь копии паспорта, снилс, копия военного удостоверения не прилагаются к личному делу, это так?
После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.
Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой.
В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
Ответственность за ведение личных дел
Для коммерческих организаций подобная форма систематизации личных данных работника — дело сугубо добровольное. Несмотря на это, многие кадровики ведут личные дела именно так — в отдельной папке. Раз решил, делай правильно Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, все же решили ввести у себя в организации систему личных дел, то делайте это грамотно.
Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников.
Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Как правильно оформить личное дело
Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.).
Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).
Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.
На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления на должность, так как оно заводится сразу же после издания приказа о зачислении сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности работника досье «обрастает» иными, не менее значимыми документами.