Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расставьте реквизиты на копию исходящего документа который остается в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Копия документа воспроизводится машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения на бланке учреждения.
Содержание:
10 любимых ошибок в управлении документами
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.
Распространенной ошибкой на практике является неверное оформление процедуры согласования документа с выборным органом первичной профсоюзной организации, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформление грифа согласования таким образом означает, что документ согласован лично с председателем профкома, а не с самим профкомом как коллегиальным органом.
Устав является одним из учредительных документов юридического лица. В качестве примера в данном случае будет рассматриваться устав федерального государственного унитарного предприятия (ФГУП).
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.
В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций. Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
В ч. 6 п. 64 Инструкции по делопроизводству указанный вид копий называется «копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи».
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 27.. В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.
Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.
При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц. Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации.
Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).
В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ представляется в другие организации.
Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.
В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.
Оформление исходящих документов
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер.
Чтобы упорядочить процедуру внутреннего согласования документов, в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству желательно установить порядок визирования (кто какие документы и в какие сроки согласовывает) и очередность проставления виз.
В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.
ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционный работников» допускает использование электронного документооборота. В этом случае стороны трудовых отношений должны скреплять свои документы усиленными квалифицированными электронными подписями (ч. 4 ст 312.1 ТК РФ).
В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.
Представление копий документов
То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например: Верно Начальник канцелярии Н.М.Сергеева 15.10.2000 Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию.
Но если вы не уверены в лояльности конкретно вашей инспекции, то лучше так не делать. Ведь налоговики могут подойти к делу формально и заявить, что сканы документов, не соответствующие утвержденным форматам, считаются непредставленными.
5 оформление реквизитов документов
Оттиск печати ставится на документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии (в т. ч. компьютерной). При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка ( с использованием условных обозначений — «оттиск печати организации» ит. п. — Авт.).
Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ С ПЕРЕПИСКОЙ: ПРАВИЛО «ЗАПРОС – ОТВЕТ»
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.
Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).
Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.
Порядок работы в компании с исходящими документам
А вот что на счёт распития спиртного и курения на улице? Все люди и все отдыхают на выходных и в праздники, если я налью спитное в стакан либо бутылку без итекетки , на сколько это законно ?
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники.
Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.
Требования к оформлению копий Документов
Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения.
Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).