Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила хранения трудовых книжек и личных дел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
А … его личный документ, как и трудовая книжка (стоимость которой может быть удержана … книжки? В отличие от задержки трудовой книжки при увольнении работника, законодательством ответственность …
Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Содержание:
Ключевые моменты хранения трудовых книжек
Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).
Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений.
В конце каждого месяца ответственный за ведение трудовых книжек обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформление трудовых книжек и вкладышей в них. К отчету обязательно прилагается приходный ордер кассы организации.
Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП.
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.
О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя и соответствующая запись вносится в трудовую книжку.
Процедура правильного хранения
Широкий спектр дополнительных услуг компании «ЭЛКОД» без дополнительной оплаты, либо на льготных условиях для сопровождаемых клиентов компании.
Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.
По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.
На сегодняшний день, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка.
Правила особо подчеркивают, что за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ.
До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.
При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.
Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.
В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:
- 2004 г. выпуска;
- 1973 г. выпуска;
- 1938 г. выпуска.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее
Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку.
Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.
Возможности: организовать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства.
В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Они включают в себя следующую информацию:
- условия хранения и ведения книг;
- инструкция по изготовлению бланков;
- порядок передачи новых книжек работодателям.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам
Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от 2003 года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.
Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет — то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.
С целью учета трудовых книжек , а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Учет и хранение трудовых книжек
Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках».
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя … При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной … подтверждения; использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг; … . Процедура перехода на электронные трудовые книжки.
От кого получено или кому отпущено (указывается фамилия, инициалы, иногда должность лица, получившего трудовые книжки от бухгалтера или сдавшего бухгалтеру купленные трудовые книжки и вкладыши к ним).
Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой книжки и осуществление расчета при увольнении … договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним … работнику в день увольнения трудовой книжки либо невыплата в указанный … Вопрос: Работодатель не желает отдавать трудовую книжку… (информационный портал Роструда » …
Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Многочисленные изменения законодательства и правоприменительной практики, неоднозначность толкования норм и обычная невнимательность могут повлечь наличие ошибок.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Выдача трудовых книжек сотрудникам
Анализ ситуации. Итак, трудовым … своевременное получение работником трудовой книжки. Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе … случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику … день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно), законодательно не …
Денежные … на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников. Ответственность за нарушение правил …
Сеть деловых коммуникаций. Объединяет людей и компании, системы управления и учета, бизнес-процессы и документы в одной системе.
На официальном сайте ведомства ГОСЗНАК представлен перечень организаций, уполномоченных продавать чистые бланки. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг – не законен. Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности.
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, — на основании документов о наличии специальных знаний.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Согласно п. 42 Правил, бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности.