Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация мобильной связи». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Компенсация расходов сотрудников за связь в рабочих интересах, которая подтверждена всеми нужными документами, не подлежит обложению налогом НДФЛ.
В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?
Содержание:
Лимит расходов на использование сотовой связи
Сотовая связь – явление, мягко говоря, не новое, и, казалось бы, «правила игры» тут вполне себе «устоялись». Тем удивительнее, что в последнее время в некоторых регионах налоговики стали предъявлять компаниям претензии, связанные с учетом этого вида расходов. Хотелось бы думать, что этого всего лишь «перегибы на местах», а не новое веяние.
В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 данные расходы как связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров представляют собой расходы по обычным видам деятельности.
Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем.
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей.
Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.
Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков.
Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника.
При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов ().
При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.
Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…
ООО «Посейдон» осуществляет несколько видов деятельности – производство, торговлю. Управленческий персонал всего предприятия, управленческий персонал производства, а также коммерсанты обеспечены служебной сотовой связью.
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, Вы можете компенсировать сотрудникам стоимость звонков для служебных целей с их личного мобильного телефона. НДФЛ и страховыми взносами суммы такой компенсации не облагаются. При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона возможно включить в состав прочих расходов.
В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:
- использование вещей;
- амортизация имущества;
- траты, связанные с употреблением имущества.
Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии. Если цена телефонов меньше 40 000 руб., то они включаются в состав материальных расходов.
Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:
- утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
- разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.
Налог должен отчисляться с издержек за связь согласно двести шестьдесят четвертой статье и статье 346.16 НК.
В каких случаях она необходима? Нормативное регулирование вопроса. Как правильно рассчитать положенную сумму компенсации?
Компенсация расходов может быть установлена:
- в твердой сумме за применение личного мобильного;
- в сумме фактических расходов или в пределах лимита как возмещение денежных затрат на услуги мобильной связи.
Это действительно так, однако налоговики называют несколько факторов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать рассматриваемые расходы в расчет налога на прибыль. Причем все разъяснения достаточно давние и не менялись в течение всего прошедшего периода.
Компенсация сотруднику мобильной связи. Налогообложение и учет
Расходы должны быть экономически обоснованы. Ведь можно потратить круглую сумму на телефонные переговоры и при этом умудриться не потратить и минуты действительно на служебные обсуждения.
Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).
Для современного мира свойственно наличие миграционных процессов, связанных с трудовой деятельностью человека.
Компенсация мобильной связи сотрудникам
Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:
- Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
Чтобы обеспечить подчиненных мобильной связью, можно использовать один из нижеприведенных вариантов:
- создание корпоративной сотовой связи путем подписания договора с сотовым оператором с последующей выдачей сим-карт подчиненным;
- представление компенсации работникам.
В ходе осуществления деятельности любая компания использует мобильную связь. В некоторых случаях речь идет о так называемых, корпоративных тарифах, когда работниками выдается телефон с сим-картой на время работы, в некоторых служащий вынужден оплачивать связь за свои деньги, а работодатель компенсировать все затраты. В статье подробно разберем оба варианта.
Документально расход подтверждается следующими документами:
- приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
- заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
- отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
- детализацией звонков от оператора связи;
- трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
- договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.
Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости. Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии.
И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.
Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.
Сегодня согласно нормам действующего законодательства обеспечить свою компанию и сотрудников связью можно одним из двух нижеприведенных вариантов или их комбинацией. Речь идет о таких способах как:
- Корпоративная связь. Подразумевается заключение соглашения между мобильным оператором и работодателем. При этом работники используют сим-карты, которые являются собственностью владельца фирмы.
- Компенсация расходов за связь. Этот вариант подразумевает, что сотрудники заключают договор с оператором сами и для рабочих целей применяют личную сим-карту.
Возмещение трат работника, осуществленных им для обеспечения непрерывности рабочего процесса, закреплена ст. 164 ТК РФ.
Проблемы затрат на сотовую связь решаются на фирмах по-разному — где-то сотрудники получают телефон с SIM-картой на весь период осуществления трудовой деятельности, где-то служащие оплачивают связь самостоятельно, а затем им выплачивается компенсация мобильной связи.
При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.
На любом коммерческом предприятии используется мобильная связь, особенно если речь идет о разъездном характере работ — с сотрудниками созванивается начальство, сами работники перезванивают клиентам и так далее.
Рассмотрим, как должна быть оформлена компенсация мобильной связи сотрудникам, и какие важные нюансы стоит при этом учитывать.
При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства).
Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):
- договор с оператором сотовой связи;
- счет за оказанные услуги;
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.
Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам? 2019
Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.
Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.
Последний вариант можно применить только в том случае, когда стоимость аппарата составляет 40 тыс. руб. и более. Если же приобретение средства связи потребовало меньшей суммы, значит, оно относится к материальным затратам.