Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация входящей корреспонденции образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.
Индекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Содержание:
Форма журнала регистрации внутренних документов
Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.
На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу.
Какие графы должны быть в журнале регистрации кадровых документов, разрабатываемом работодателем? Конкретный перечень граф определяет сам работодатель.
Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).
Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Я работаю недавно и как он у них оказался не знаю. Думаю, что у них должен быть такого вида штамп «ОСП исх. № ______» для регистрации документов описанного выше типа. Права ли я? Спасибо.
Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу.
После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации.
Действительно, если журнал заполнен в текущем году менее чем на половину, нет смысла в следующем году заводить новый журнал.
У нас объединили две организации. Расположены они на расстоянии 1,5-2 км друг от друга, что создает большие неудобства в регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Возможна ли регистрация в каждой организации корреспонденции, относящейся к данному подразделению?
А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и – одновременно – какие сведения вносятся в Журнал регистрации.
При этом внутри группы приказы также могут регистрироваться в отдельных журналах. Это связано в первую очередь с тем, что разные приказы могут иметь разные сроки хранения.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.
Как правильно поступать в этом случае? Получается входящее письмо зарегистрировано в одной организации, а исходящее в другой. И соответственно приходит письмо на имя одной организации, а ответ даёт другая.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.
С нового месяца начать с 1 номера разве это не будет нарушением? Ведь сказано начинать с 1 номера в начале года. В данной ситуации будет правильней продолжать нумерацию. В конце года сделать итоговую запись, тем самым заострить внимание каким номером закончена регистрация в данном году.
Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.
Регистрация входящих документов – Отличный секретарь
Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности.
Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная. Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.
В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения.
Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:
- обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
- систематизации и обработки корреспонденции;
- облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
- обеспечения сохранности документов;
- проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.
При регистрации отправленных документов записывается название организации (лица) – корреспондента.
Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле».
Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»).
Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве.
При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Иногда какие-то журналы (книги) учета поручается вести бухгалтерии или секретарю организации, в небольших организациях некоторые журналы может вести даже сам руководитель организации, но большинство перечисленных регистрационно-учетных форм все же традиционно поручают вести кадровым работникам. Им же нередко доверяют и ведение «некадровых» журналов.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Обработка входящей корреспонденции
В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.
Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак. Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.
Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).
Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении. Единственный недостаток – отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения.
Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте.
После регистрации документы необходимо подшивать в соответствующее дело входящая корреспонденция/исходящая корреспонденция. Если документооборот электронный, то документ необходимо сканировать и внести в СЭД.
В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:
- Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
- Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
- Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
- Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.
Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем. Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.