Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые приказы и по предприятию нумерация единая». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу.
Содержание:
Регистрация распорядительных документов
В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря.
Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016. Общероссийского законодательного или нормативного акта, содержащего требования к нумерации не существует. Чем же руководствоваться при определении формата номера, порядка его проставления на документе?
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации.
Законодательной регламентации порядка нумерации приказов в кадровом делопроизводстве не предусмотрено. Каждый субъект предпринимательства самостоятельно разрабатывает алгоритм регистрации распоряжений и их классификации. В стандартных ситуациях приказам присваивают числовые номера, дополненные буквенными шифрами.
Это может также отражаться буквенными кодами: прием – «ЛС-п», увольнение — «ЛС-у», отпуск — «ЛС-о», командировка — «ЛС-к» и т.д.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д. Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).
Для наибольшего охвата учетом системы документооборота применяют методику регистрации всех издаваемых документов. С этой целью предприятие ежегодно заводит новый журнал регистрации приказов. Таких учетных книг может быть несколько – отдельно для распоряжений по личному составу и для указов иного типа.
Не менее важна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в маленькой организации. При этом и крупные, и мелкие предприятия могут руководствоваться в этом вопросе единым подходом.
Как правило номер приказа представлен в виде цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.
Принципы нумерации распоряжений
Главное правило, которое должно соблюдаться при нумерации — это единообразие подходов к созданию номеров документов в компании.
Негласным правилом принято считать, что с наступлением нового года, то есть с 1 января ежегодно, начинается новый отсчет в нумерации приказов, кроме учебных и муниципальных заведений, у них регистрация меняется с 1 сентября. Для экономии времени в поиске в будущем, продумайте вашу нумерацию, к ней лучше добавить буквенное обозначение, а также год издания.
Для систематизации распорядительной документации применяют нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве. Она позволяет обособить приказы от заявительных бланков, справок и других форм кадрового учета. Процесс внедрения системы классификации и присвоения уникальных номеров приказам и распоряжениям должен быть прописан во внутренних нормативных актах компании.
В крупным предприятиях стоит установить более расширенную нумерацию приказов, для более четкого поиска. Если ваша организация имеет филиалы и структурные подразделения, стоит установить единую нумерацию, которой будут пользоваться все, это будет удобно и понятно.
У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Тогда как приказы на отпуск необходимо хранить не более 5 лет. Поэтому нумерация их совместно с приказами на прием и увольнение не оправдана.
Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.
Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.
Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Таким образом, из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что приказы по кадрам делятся на несколько групп.
Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.
Журналы для приказов по трудовым взаимоотношениям обычно содержат такой набор сведений:
- номера, присвоенные распоряжениям в хронологической последовательности;
- индексы, которыми дополнен их числовой код;
- перечисление работников, в отношении которых издано распоряжение, структурных подразделений;
- должность сотрудника и его табельный номер;
- дата и номер трудового соглашения со специалистом;
- тема, раскрываемая в приказе.
Процесс регистрации приказов, так же как и нумерация позволяет систематизировать документы в определенном порядке. Журнал регистрации необходимо вести отдельно по личному составу и по деятельности организации в целом, поскольку они имеют различный срок хранения, а также нумерацию.
Плюсы и минусы в нумерации приказов
В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.
Нумерации приказов посвящены многочисленные статьи в научно-популярной и методической литературе, главы в учебниках по ДОУ. Всем и все должно быть понятно. Но с отменой Типовой инструкции по делопроизводству в ФОИВ и распространением СЭД вопросов по нумерации становится все больше.
Какое наказание предусмотрено за отсутствие сплошной нумерации, если в организации применяется нумерация по видам приказов) отпуск, командировка, увольнение, прием и т.д.?
Правила нумерации приказов в организации
ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).
- в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.
Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.
Зарплата за апрель: не ошибитесь в дате перечисления НДФЛ из-за майских праздников В нынешнем году первая «порция» майских праздников будет длиться 4 дня (с 29 апреля по 2 мая включительно). Если в вашей компании день выплаты зарплаты – 1-е или 2-е число, выдать апрельскую зарплату придется досрочно – 28 апреля. В этот же день нужно удержать и зарплатный НДФЛ.
При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.
Процедура регистрации приказов и ее необходимость
К ним относятся приказы:
- о создании компании;
- об утверждении расписания штата;
- об утверждении графика отпусков либо командировок;
- о создании отдельных структурных подразделений организации;
- о слиянии с другими предприятиями;
- о реорганизации либо ликвидации;
- прочие относительно деятельности компании.
Подскажите, пожалуйста, как правильно нумеровать кадровые приказы. Возможно, ли использовать не сквозную нумерацию, а отдельную по видам? нумерацию использовать сквозную.
Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
Виды приказов в организации и их нумерация
Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:
- упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
- ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
- облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации. ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.