Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как нумеровать исходящий номер письма». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение.
Важно Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Содержание:
Некоторые секреты входящих документов
Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.
Если директор уполномоивает начальника подразделения вести от своего имени не контрактную переписку (например, обычная переписка по снабжению), необходимо ли иметь секретарю оригинал письма с подписью исполнителя и начальника данного отдела, либо можно подобные письма хранить только в подразделении-авторе письма?
После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Регистрация документов в вопросах и ответах
При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.
Как правильно присвоить номер исходящему письму Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.
Как нумеровать исходящий номер письма
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».
Внимание Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.
Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц.
Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта.
Как нумеруются исходящие документы
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.
Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.
На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты.
Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.
ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.
Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.
Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
- В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.
Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию. Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е. иметь дату создания и индивидуальный номер.
В них применяется сквозная нумерация. Но чтобы проще было искать, можно добавить в журнал колонку «категория» и в ней указывать к какой категории относится тот или иной документ (письма, извещения, коммерческие предложения и т.п.). В электронных журналах при наличии реквизита «категория» очень удобно фильтровать документы.
Как для документов, так и для приказов, после числа и номера в журнале указывайте, чего касался документ, за чьей подписью уходил.
4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
В организации должен вестись журнал регистрации входящих — исходящих писем (можно сделать их отдельными — так будет удобнее и нагляднее), в которых в соответствии с датами поступления и издания писем присваиваются порядковые номера. Если вы ведете журнал в бумажном виде и в нем достаточно места для продолжения регистрации корреспонденции, то можно продолжить вести регистрацию в этом же журнале, но обязательно нужно с начала года начать регистрацию с нового листа и с номера 1. Т.е. пишите на новом листе 2015 год и дальше регистрируете корреспонденцию №001, №002 и т.д.
Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено.
Как правильно нумеровать исходящие письма
Инфо Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).
Иванов Главный бухгалтер М.В. Петров При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директорапо продажам Заместитель директорапо покупкам А.А.
Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.
Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.
Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Инфо Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.
Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ » » 20 г.
При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.
Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами.
В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Если у вас журнал входящей или журнал исходящей корреспонденции в электронном виде, то с нового года надо заводить новый журнал и начинать нумерацию с 1 номера.