Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сшить приказы в архив». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).
Правильное хранение документов – важный элемент делопроизводства. Прежде чем отправить бумаги в архив, их надо прошить. Для этого следует знать основные правила архивной обработки дел.
Пронумеруйте все листы, используя черный графитовый карандаш. Номер ставится в верхнем правом углу. Сложите документы в порядке хронологии, начиная с самых старых. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем.
Содержание:
Как правильно прошить документ по ГОСТу
При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п.
Внимание Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами.
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.
Передаем документы кадровой службы в архив
Таким образом, из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что приказы по кадрам делятся на несколько групп.
Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию.
Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.
Как правильно подшивать документы по основной деятельности?
Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку.
Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.
По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги.
Архивное хранение документов в организации
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.
Как привлечь внимание, влюбить в себя, соблазнить и удержать парня или мужчину Овна? Какие комплименты любят парни и мужчины Овны?
Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств.
Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.
- Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
- Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.».
Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности.
В нем указываются прописью и цифрами:
- Количество листов с нумерацией.
- Число страниц внутренней описи.
Важно Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
В графу «Заголовок документа» вносится его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период работы в организации, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) — прежняя фамилия.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
У меня возникло несколько вопросов:1. Документы по основной деятельности (срок хранения -постоянно) и документы по ЛС (срок хранения 75 лет) нужно подшивать в разные дела?2. Приказ о приеме на работу и прекращению трудовой деятельности подшивать вместе с заявлением работника о приеме и прекращении?3. На некоторый старых документах отсутствуют подписи, нужно ли это где-то указывать?4.
Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция
У нас все документы хранились в скоросшивателях и на каждом уже есть по 2 дырки от дырокола, как нам лучше их прошить для архивирования?Еще один вопрос по поводу штатного расписания. Штатное расписание и приказ к нему создается в конце года на следующий. К какому году его нужно подшивать в дело: к году выпуск или к году, на который он рассчитан.
Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.
Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности.
Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки.
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Новое название организации пишется ниже старого. Прежнее наименование организации заключается в скобки. Отметку о переводе (номер и дата приказа, название организации) необходимо сделать.
На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, главный бухгалтер). На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать наименование организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации.
Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома.
Подготовка документов к архивному хранению
Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать?
Какие лучше использовать папки для подшики документов постоянного срока хранения и 75 лет? Подойдут ли обычные картонные папки «Дело»?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.
Наша организация начала существовать с 2009 года, в штате 18 человек. С 2009 года все приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.) хранятся в одной папке, т.е. старым работником приказы не распределялись по группам как положено. Как мне теперь распределить все старые приказы по группам? И могу ли я с нового года, например, начать распределять приказы по группам.
Архивисту, бухгалтеру, кадровику
Данный вопрос законодательством не урегулирован. Подшивать можете так, как вам удобно, прописав порядок в локальных нормативных актах организации.
Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:
- документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
- проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
- технологической и конструкторской документации — 20 лет;
- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
- научной документации — 15 лет;
- кино- и фотодокументов — 5 лет;
- видео- и фотодокументов — 3 года.
У нас штатные расписания с грифом «утверждаю’. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?
Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?