Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила обработки персональных данных работников в подразделениях». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.
Собрать информацию можно автоматизированными и неавтоматизированными способами. В первой ситуации лицо заполняет специальные электронные формы, из которых сведения попадают в базу данных. Во второй – информация передается при личном общении, путем изучения документов, через других лиц и т.д.
Содержание:
Положение об обработке и защите персональных данных работников
Это стартовая заготовка, структуру которой можно корректировать, дополнять и изменять, объединять разделы. На базе такого документа удобно разрабатывать такой, который будет полностью соответствовать условиям работы каждой конкретной организации. Особое внимание уделяют разделам сбора, хранения, систематизации информации.
Персональные данные работника передаются третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.
Еще одна обильно бумажная, до недавнего времени, тема. Очевидно, что для нормального, с точки зрения контролирующих органов, функционирования предприятия, необходима, по меньшей мере, сотня различных журналов учета, не считая инструкций, распоряжений и предписаний. Пятая часть из них с 2011 года приходится на бумаги, связанные с защитой персональных данных.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
К общедоступным персональным данным относятся данные, доступ к которым с согласия гражданина может быть предоставлен неограниченному кругу лиц (например, с согласия гражданина такие сведения находятся в справочниках, адресных книгах и др.). В общедоступных источниках могут содержаться сведения о профессии, квалификации.
Автобиография — документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.
При передаче персональных данных Работника начальник отдела кадров и Руководитель организации предупреждают лиц, получающих данную информацию, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц письменное подтверждение соблюдения этого условия.
Её получение возможно напрямую от самого работника или же допустимо получить её от иных лиц, получив соответствующее письменное согласие от самого физического лица.
Защиту персональных данных в организациях проводят с учетом действующего Положения. Этот документ после составления нужно утвердить.
Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации информация может быть предоставлена работником и устно либо путем заполнения различных анкет, опросных листов. Значительная часть бумаг, содержащих персональные данные работника, находится в его личном деле.Важно, что персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации.
Больничный лист — это выдаваемый медучреждениями документ, который позволяет сотрудникам без последствий не появляться на рабочем месте. Время болезни оплачивается работодателем и ФСС, поэтому к бланкам нетрудоспособности предъявляются строгие требования.
Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (кон-фиденциальности).
Что относится к персональным данным
Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке предприятия и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках предприятиях.
Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека. Однако статья 85 Трудового кодекса ограничивает персональные данные только теми сведениями и обстоятельствами, которые характеризуют гражданина как работника.
Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.
Персональные данные работников являются конфиденциальной информацией. На практике это означает, что доступ к ним должен быть строго ограничен, а те люди, которые все же имеют право работать с персональной информацией, должны выполнять все действия с ней только с согласия ее «хозяина».
Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов.
Иногда без таких данных невозможно обойтись. Обработка и хранение проводится в соответствии с постановлением Правительства РФ под №512 от 6 июля 2008года. Как только определенная цель будет достигнута, специальные и общие сведения должны быть обезличены и уничтожены.
Условия защиты персональных данных работника
Запрашивать спецданные можно только в случаях медицинского обслуживания с соблюдением врачебной тайны, страхового обслуживания, осуществления правосудия, защиты жизни и здоровья субъекта, противодействия терроризму. Специальные сведения не возбраняется обрабатывать, если субъект дал письменное согласие на это или сделал такие сведения общедоступными.
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работнику в трудоустройстве, обучения и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работника, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества работодателя.
Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации. Причем деятельность по работе с персональными данными включает не только их получение как у потенциальных, так и у работающих сотрудников, но и обработку, хранение, передачу и иные виды использования этих сведений.
Содержание персональных данных работника
Основную правовую базу в этой сфере составляют Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (вступил в силу с 26 января 2007 г., далее — Закон N 152-ФЗ).
Внутренние нормативные акты указывают на то, какие еще правила разрабатываются и утверждаются в компании.
Документах воинского учета, откуда можно получить информацию о воинской обязанности. Документах об образовании, оттуда можно извлечь информацию о полученной гражданином специальности, наличии квалификации, различных знаний. , заполняемой кадровой службой по ф.
Черемушинский УВД г. Москвы СОГЛАСИЕ на получение персональных данных от третьих лиц Я, Чижов Андрей Николаевич, в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Полигон-2» (ООО «Полигон-2»), расположенному по адресу: город Москва, ул.
Положение о порядке обработки персональных данных работников
Таким образом, к персональным данным относятся имя и фамилия, номера мобильных телефонов и паспортные данные, а также множество другой информации, без которой невозможно вести трудовые отношения с человеком.
Налогового кодекса Российской Федерации установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.
Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного на предприятии. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.
В локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными.
При подписании трудового договора, оказании медицинской помощи, оформлении кредитов и в иных ситуациях личные сведения граждан становятся доступными для других лиц. В целях защиты от незаконного разглашения законодатель предусмотрел специальные правила и определил меры ответственности.
Под исключения, связанные с отсутствием необходимости получения согласия, подпадают случаи передачи работодателем персональных данных работников, государственных служащих в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.
Специально утвержденной формы документа действующий Закон не содержит, но анализируя правовые нормы, можно выделить необходимость включения следующих разделов:
- цель и задачи компании в области ЗПД;
- понятие и состав ПД;
- процедура накопления и хранения;
- порядок доступа в пределах и во вне фирмы;
- передача ПД: процедура и возможности такого;
- защита от получения несанкционированного доступа третьих лиц;
- права;
- ответственность, наступающею за незаконное разглашение конфиденциальной информации. В этом пункте указывается виды наказаний, которые приминяются в зависимости от проступка.
В иных случаях, получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных.
Понятие положения об обработке и защите персональных данных
Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
Компания обязана обеспечить надежную защиту персональных данных. Эксперты расскажут, как разработать положение о защите и какие уровни защищенности использовать.
Перечень документов, из которых можно почерпнуть персональные данные работника, также является открытым. Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации информация может быть предоставлена работником и устно либо путем заполнения различных анкет, опросных листов. Значительная часть бумаг, содержащих персональные данные работника, находится в его личном деле.
Положение определяет порядок работы (получение, обработка, использование, хранение и т.д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений, предоставленных работником работодателю.
При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Руководитель определяет круг лиц, которые имеют доступ к таким сведениям, с возложением индивидуальной ответственности.