Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец уведомления о получении трудовой книжки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.
С написанием уведомления и его отправкой уволенному не рекомендуется затягивать. Ведь промедление может сыграть против нанимателя, если уволенный работник обратится в суд с претензиями на задержку документа.
После получения письменного согласия работника трудовая книжка отправляется по указанному им адресу заказным ценным отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения.
Содержание:
Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?
При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется.
Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.
Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику? Важно помнить, что подобные процедуры оформляются ответственным работником почты — отправлять трудовые книжки, просто бросив конверт в почтовый ящик, запрещается.
По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта.
С этих документов снимаются копии, заверяются сотрудником кадровой службы организации и подшиваются в личное дело работника. В Книге учета движения трудовых книжек… также делается соответствующая запись. Трудовая книжка может быть также выслана по почте по запросу родственников умершего работника.
Стоит отметить, что трудовая книжка выдается на руки только после внесения в нее записи об увольнении. Во всех остальных случаях работники отдела кадров могут предоставить заверенную копию или выписку, т.к.
Получение трудовой не в руки, а по почте, также регламентируется законодательными актами. Установленные Постановлением правительства правила оказания услуг почтовой связи от 26 сентября 2000 года подробно описывают процедуру пересылки таких документов и особенности вручения.
Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении
Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.
Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов. Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы.
После внесения записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения. Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение. Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.
Каким числом и в какие сроки нужно оформить?
Законодательство нашей страны регулирует каждый аспект, касаемый действий при увольнении сотрудника и любое противоречие является нарушением закона и может быть оспорено в суде.
Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи.
Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.
Без нее сложно трудоустроиться, а зачастую она нужна и для оформления иных справок и бланков. Кроме того, именно она является тем документом, который позволяет доказать, что трудовая деятельность у гражданина была и подтвердить накопленный опыт и стаж.
Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.
Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.
Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.
Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.
Уведомление составляется в нескольких экземплярах, первый вкладывается в личное дело, а второй экземпляр отправляется почтой.
Уведомление на получение трудовой книжки при увольнении составляется в произвольной форме. Цель уведомления – указать бывшему работнику о готовности работодателя выдать трудовую книжку.
Само уведомление незамедлительно направляется работнику по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Адрес для отправки письма – это адрес места жительства бывшего работника, указанный в трудовом договоре, если, конечно, в договоре не указан иной адрес для обмена корреспонденцией.
Но если уволенный не принимает никаких шагов для получения, то вся ответственность по выдаче ложится на плечи нанимателя.
В соответствии с установленными нормами трудового законодательства при расторжении рабочих взаимоотношений наниматель обязан:
- Рассчитать все компенсационные выплаты и невыплаченную ранее заработную плату и выдать все подсчитанные суммы в последний рабочий день.
- В последний день работы отдать увольняемому трудовую книжку на руки.
В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными.
Письмо нанимателя о необходимости получения трудовой книжки (Образец заполнения)
В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта.
При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.
Не являются препятствием для выдачи следующие причины:
- отсутствует или не подписан обходной лист;
- не произведен расчет с сотрудником.
Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки.
Правила выдачи трудовой книжки при увольнении сотрудника
Несмотря на всю глобальность этого бланка для самого работника нередко случается, что при увольнении граждане по тем или иным причинам не забирают этот документ у работодателя.
Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.
Если сотрудник отказывается от вручения документа или его нет на работе, то ему отправляется уведомление о получении трудовой книжки при увольнении, образец при этом установлен законом.
На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.
В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. В уведомление вы также можете вписать и все другие документы, которые обязаны предоставить в день увольнения.
Без письменного согласия отправить трудовую книжку по почте нельзя (письмо Минтруда России от 10 апреля 2014 г. № 14-2/ООГ-1347).
В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.
При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления.
Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.
Как правило, книжки хранятся в несгораемых сейфах. Если во время рабочего сотрудничества трудящемуся понадобится этот бланк для предоставления в какие-либо инстанции, то предоставляется его заверенная копия.