Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто должен заполнять личную карточку работника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как правильно заполнить, где и сколько лет хранить личные карточки? Читатель Сергей спрашивает: Собираюсь нанять первых сотрудников. Обязательно ли вести личные карточки, если у меня будет работать всего пять человек? Я и так про них всё помню.
Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника.
Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
Содержание:
Кто должен заполнять личную карточку работника – Управление персоналом
Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.
V. Повышение квалификации. Раздел заполняют на основании удостоверения о повышении квалификации. Пройти повышение квалификации по бухгалтеров теперь можно онлайн на сайте школы «Главбух».
Личная карточка работника оформляется по форме Т-2. В ней заполняют персональные данные, профессиональные успехи, отпуска и прочее. Бланк и образец заполнения Т-2 в 2018 — 2019 году можно скачать в статье. Внебюджетные предприятия вправе самостоятельно разработать форму Т2 и включить в нее только некоторые из указанных разделов.
Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила).
Личные карточки каждого сотрудника работодатель хранит всё время, пока сотрудник работает в компании, и после увольнения:
- Сроки хранения документов — статья 22.1 ФЗ-125
- если карточку завели до 1 января 2003 года, ее нужно хранить 75 лет;
- если завели после 1 января 2003 года, хранить 50 лет.
Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности – все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2.
Личная карточка Т-2: правила заполнения и образец
В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.
Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. В связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.
Чтобы завести сотруднику личную карточку, работодателю нужно скачать и заполнить форму. Обычно компании используют стандартную форму Роскомстата, она называется Т-2.
В личной карточке работодатель отражает информацию о сотруднике, его трудовой деятельности и т. п. Также в карточке работодатель должен дублировать записи, которые он вносит в трудовую книжку, и знакомить с ними сотрудника под роспись.
Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные. В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ.
При этом премии, которые предусмотрены системой оплаты труда либо выплачиваются на регулярной основе, вносить не нужно (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Собираюсь нанять первых сотрудников. Обязательно ли вести личные карточки, если у меня будет работать всего пять человек? Я и так про них всё помню.
В этом разделе учитывают все отпуска, которые предоставляли работнику в организации. В частности без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком и т. д. Необходимо указать (образец ниже) вид отпуска (16), период работы, за который он предоставляется (17), продолжительность (18) и даты начала (19) и окончания отпуска (20), а также реквизиты документа, на основании которого он предоставляется (21).
Собираюсь нанять первых сотрудников. Обязательно ли вести личные карточки, если у меня будет работать всего пять человек? Я и так про них всё помню.
Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.
- Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
- 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
- Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
- Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
- Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.
В карточке Т-2 сведения о сотруднике представлены в удобной форме. Поэтому применять унифицированный бланк предпочитают многие работодатели.
Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.
Пример: «гор. Самара», «пос. Таежное». Однако, обозначения «станица», «кишлак», «село», «аул» рекомендуется указывать полностью.
Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.
После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.
В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных льгот. Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ,), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.
На основании документа об образовании указывают наименование учебного заведения, данные о документе, подтверждающем полученное образование, год окончания обучения, направление или специальность. На основании трудовой книжки заполняют сведения о профессии и стаже работы.
Данный раздел заполняют, только если в организации проводится аттестация сотрудников. В этом случае указывается дата прохождения аттестации, решение аттестационной комиссии (например, «соответствует занимаемой должности»), дата и номер протокола заседания комиссии, а также реквизиты приказа о проведении аттестации.
Иногда малые предприятия и ИП ведут документооборот в сокращенном варианте. Действительно, в ряде случаев учет и документация может быть упрощенной. Например, субъекты малого предпринимательства могут сдавать баланс по упрощенной форме.
Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже — храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты.
При этом с записью о приеме на работу работника нужно обязательно ознакомить под роспись. Получается, что карточку придется распечатать уже в начале трудовой деятельности работника.
Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную.
При трудоустройстве на работника заводится личная карточка. С ее применением связаны пять типичных заблуждений бухгалтеров и кадровиков. Рассмотрим их подробнее, чтобы избежать возможных нарушений.
Прочие сведения (например, степень владения иностранными языками) указываются только со слов сотрудника. При необходимости работодателем могут быть запрошены иные подтверждающие документы, в соответствии со спецификой профессиональной направленности организации, а также установленного внутреннего регламента.
Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.
Совместители и работники, принятые на должность на время отпуска основного работника, осуществляют деятельность на основании трудового договора. Значит, и на эти категории сотрудников нужно открывать личные карточки и вести их по установленным правилам.
Законодательство не содержит прямого запрета на ведение личных карточек работников в электронном виде. Однако нужно учесть, что в определенных случаях работника требуется ознакомить с записями в карточке под подпись. Значит, рано или поздно личную карточку все-таки придется распечатать.
Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из трудовой книжки.
В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.
Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат. Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, согласно пункту 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2, вы найдете чуть ниже, а скачать сможете в конце этой статьи.