Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение бензина работнику с личным автомобилем». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Про компенсацию сотруднику за использование его личного имущества сказано в статье 188 ТК РФ. Причем машину специалист должен использовать с согласия (ведома) работодателя и в интересах последнего. Договоренность же надо закрепить письменно, например, в допсоглашении к трудовому договору. Иначе претендовать на компенсацию работник не сможет.
Однако я уже упоминала Решение ВАС, согласно которому к «личному» имуществу сотрудника относится и автомобиль, принадлежащий на праве владения или пользования по доверенности, поэтому есть шанс отстоять в суде право включать в расходы такую компенсацию. Решать, какой вариант выбрать, конечно, только Вам.
Содержание:
Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.
Компенсация ГСМ не подвергается налогообложению, но для этого требуется заключить соответствующий договор, в котором будет все четко прописано, чтобы у ИФНС не возникло дополнительных вопросов. Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92.
С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в «прибыльные» нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций.
Руководители организаций достаточно часто любят принимать на работу, требующую разъездов, человека с личным автомобилем. Для самой компании это как минимум проще — не требуется приобретать и держать на балансе транспортные средства. Расходы на транспорт сводятся к компенсации ГСМ и амортизации автомобиля работника.
Плюс ко всему, «прибыльные» нормы установлены исходя из того, что авто используют по полной. Если в течение месяца из-за отпуска, командировки, болезни сотрудника и т. д. машина для служебных нужд простаивала, компенсация за это время не выплачивается (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Подлежат ли налогообложению НДФЛ компенсационные выплаты работнику за использование его личного транспорта в служебных целях ? НДФЛ и служебный транспорт.
Форма предназначена исключительно для сообщений о некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения.
Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.
Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239).
В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.
Компенсация за бензин сотруднику налогообложение
Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация. Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете? Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя?
Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).
Другое дело, если нужные условия специалисту созданы не были, в связи с чем ему пришлось потратиться. В таком случае суд может обязать работодателя выплатить сотруднику компенсацию, причем даже при отсутствии письменного соглашения о ней (Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 11.07.2013 № 33-7602/2013).
Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли.
Более того, работодатель вправе запретить сотрудникам использовать личный транспорт при выполнении трудовых обязанностей. Если физлицо при этом обеспечено всем необходимым для работы, о компенсации точно можно забыть (Апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2015 № 33-11579/2015).
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку <1>.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 утверждены Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Как известно, если работник с согласия и ведома работодателя пользуется принадлежащим ему транспортом для выполнения трудовых обязанностей, ему положена компенсация за использование личного имущества. Причем выплачиваемая сумма не подлежит обложению страховыми взносами (в размере, установленном соглашением между организаций и работником).
Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).
Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения.
При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.
Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.
Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:
- Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
- Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.
Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля
Полная информация на тему: «Расчет компенсации за использование личного автомобиля пример» от профессионалов для людей понятным языком.
Договор дополнительно подкрепляется соответствующим соглашением и копией свидетельства транспортного средства. Лишь при таких обстоятельствах не придется платить взносы НДФЛ в исполнительный орган власти ИФНС.
В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д. Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации.
Работодатель вправе самостоятельно определить размер компенсации, которая полагается работнику за поездки на личном автомобиле в служебных целях.
Компенсация использования личного транспорта в служебных целях
Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем.
Здесь необходимо присутствие всей информации, а также регулярный путевой маршрут и количество ежемесячных поездок, за которые компенсируется оплата ГСМ и обслуживания авто.
С учетом изложенного в Минфине делают следующий вывод. Компенсационные выплаты за использование личного автомобиля работника в интересах работодателя освобождаются от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами.
В последнее время достаточно часто работодатели нанимают сотрудников на личном транспортном средстве. Это условие не требует предоставления служебных автомобилей для рабочих поездок, что существенно экономит работодателю его бюджет и возможные затраты.
Справочник финансового директора
Часто сотрудники используют для служебных целей свой личный транспорт. Компания может компенсировать такие затраты. На практике при оформлении компенсации за использование личного транспорта не всегда уделяется должное внимание путевому листу.
В штате многих организаций есть водители, которые перевозят товар или доставляют сотрудников. Водители обязаны отчитываться перед бухгалтерией за израсходованное топливо.
Помимо выплаты компенсации, работодатели должны возмещать работникам расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо. Об этом также сказано в статье 188 ТК РФ. Компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую.
А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.
Использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.
Это условие не требует предоставления служебных автомобилей для рабочих поездок, что существенно экономит работодателю его бюджет и возможные затраты.
Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».