Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Планирование рабочего процесса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Магазин одежды расположен в Советском районе г. Екатеринбург с населением 250 тыс. чел. (наиболее многолюдный район города). В непосредственной близости к магазину расположен жилой комплекс на улице с высокой проходимостью.
Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.
Содержание:
Правила планирования рабочего дня.
Перечисленные этапы составляют управление «горизонтальными» аспектами нашей жизни; они позволяют согласовать все, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент.
Это перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается.
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель.
Все эти проблемные моменты должны быть выписаны в рабочий еженедельник и всегда находиться перед глазами. Авралы и цейтноты на работе случаются у всех — квартальные или годовые отчеты, срочный заказ или еще какие-нибудь непредвиденные обстоятельства.
Как должно происходить планирование рабочего процесса
Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.
Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.
Нужно стараться приспосабливать их к своим интересам (планам, эмоциям, самочувствию) и стараться «выторговывать время». В идеале — просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения задачи.
Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.
Тема №4.Планирование рабочего процесса
Многие задачи можно детализировать, образуя иерархию. Крупное действие может разбиваться на более мелкие и конкретные, что помогает лучше понять, какие шаги необходимо предпринять.
Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.
Уберите все ненужные бумаги, журналы и буклеты. Закройте лишние программы на компьютере, мессенджеры и социальные сети. Сейчас мы решаем задачи группы А, и только их. Порядок на рабочем месте дает толчок к порядку в голове и способствует правильному планированию рабочего дня.
В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно . Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям.
Пример производственного плана для бизнес-плана по открытию магазина одежды
Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.
Это и календарь — памятка и записная книжка. Он является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.
Во-первых, имейте свои позитивные ритуалы начала рабочего дня (медитация или молитва, прогулка по красивому месту, поцелуй ребенка или супруга, чаепитие из любимой чашки). Во-вторых, сразу сделайте в начале дня какое-то несложное дело, которое и сразу выполните.
В развитии тайм — менеджмента получило свое развитие планирование времени под названием «Дневник времени».
Насытив организм энергией и не торопясь – мы будем более энергичны и уравновешенны в течение всего рабочего дня и сможем четче его планировать.
По мнению специалистов, дальнейшее совершенствование технологии CIM позволит обеспечить непрерывность всего производственного цикла. Если каждый этап — от размещения заказа на сырье до отгрузки готовой продукции — будет отображаться в виде числовых показателей и обрабатываться на компьютере, компании получат возможность очень быстро реагировать на любые изменения рынка.
Как эффективно планировать рабочее время
Признание этих целей не срочными приводит к тому, что они откладываются в долгий ящик и их существование забывается.
Этот вид работ никак не связан с реализацией жизненных планов, но многие люди с удовольствием предаются им. Сюда входят так называемые тусовки; занятия психологическими играми, описанными Э. Берном; неожиданные телефонные звонки; обсуждение телевизионных передач и сплетен, напечатанных в Местных газетах, и т.п.
Одним из наиболее эффективных инструментов, с помощью которых современные производители сокращают время вывода новых товаров и услуг на рынок, является комплексная автоматизация производства (Computer Integrated Manufacturing — CIM). CIM — это результат объединения стратегического бизнес-плана и производственного плана компании с компьютерным программным обеспечением.
Это вид связан с профессиональным и личностным ростом, расширением горизонтов деятельности и накоплением ресурсов. Сюда можно отнести написание диссертации, подготовку к переезду в другой город, поиск нового места работы. Поэтому если деятельность в рамках первого квадрата больше подходит для решения тактических задач, то работа в рамках второго квадрата нацелена на развитие общей стратегии жизни.
К примеру, существует надобность пополнить штат еще одним работников, данная цель прописана в плане на определенный день и имеет следующую формулировку: «провести 3 собеседования». Вместо этой распространенной фразы, следует писать: «нанять одного человека». Если после проведения собеседований, наниматель так и не нанял нового работника, значит поставленная цель осталась не достигнутой.
Однако предугадать, какие именно усилия войдут в данные 20%, как правило, очень сложно или практически невозможно. Система приоритетов подразумевает наличие навыков эффективного планирования, то есть умение определять важные задачи от менее существенных. Человек прилагает максимум усилий, чтобы сделать все дела, которые якобы кажутся приоритетными и значимыми.
Перенесение этой закономерности на работу руководителя означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас.
Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра, постараюсь кратко изложить их суть.
Чтобы не упускать время, его нужно тратить рационально. Руководитель всегда находится в трёх измерениях: в настоящем, прошлом и будущем. Но вот время, к сожалению, необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. И пока руководитель размышляет над решением одной проблемы, на смену приходит еще другая проблема.
Если вы планируете открытие производства, вам обязательно нужно описать все этапы и особенности технологического процесса, начиная с закупки расходных материалов и необходимого сырья, и заканчивая продажей готового товара (даже если вы планируете открытие магазина, то укороченный вариант процесса от поставки товара до его размещения в магазине и реализации просто необходим).
Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».
В этом разделе необходимо будет показать какие затраты сырья, материалов или энергоресурсов будут израсходованы на производство одной единицы продукции проекта. После чего должна быть просчитана ее себестоимость и показана маржинальная прибыль планируемого к производству продукта.
Важнейшим аспектом экономии времени является то, что руководитель должен заниматься строго своими обязанностями. Он не должен заниматься непосредственной деятельностью других сотрудников вследствие недоверия к ним или по другим причинам. Следует отметить, что руководителю, в силу своей занятости, просто необходимо делегировать часть своих полномочий другим лицам.
Ей необходимо обеспечить своих работников возможностью приобретать и развивать навыки в таких областях, как решение проблем, принятие решений, ведение переговоров, проведение статистического анализа и командная работа.
Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.
Если говорить о технологическом аспекте, то в ходе реализации концепции TQM главное внимание уделяется разработке гибких процессов, которые призваны обеспечить поддержку непрерывному повышению качества. Дело в том, что работники, принявшие философию TQM, постоянно ищут, что можно улучшить или исправить, поэтому рабочие процессы должны легко приспосабливаться к постоянным изменениям.
Как научиться планировать свой день?
Делегирование Является ключевой деятельностью управляющего. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована.
В таком случае, 100% объем плана будет сохраняться, а значит те задачи, которые способны принести максимум результата, будут наверняка выполнены.
Кардинальные способы изменить ситуацию
Организации, в которой применяется комплексная автоматизация производства, не придется останавливать сборочную линию и тратить драгоценное время на замену прессовочных штампов или другого оборудования для выпуска нового стандартного либо нестандартного изделия. Одно изменение в программе компьютера, на которое уйдет несколько секунд, — и производственный процесс полностью перестроен. Важнейшим для менеджера признаком является важность или значимость предстоящих дел, которая значительно варьирует от одного дела к другому.