Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием передача документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Дела группируются по срокам следующим образом:
- постоянное хранение
- временное хранение
- предназначенные к уничтожению
Если уже назначен новый руководитель, то все дела передаются ему, если же нет, то ответственность за сохранность этих документов несет комиссия.
Содержание:
Прием и передача бухгалтерских документов
Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.
Этот вид бухгалтерской документации обладает юридической силой, если возникает необходимость в рассмотрении спора в суде.
Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов). В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.
Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.
Другая ситуация, при которой может возникнуть необходимость оформления передачи бумаг — перемещение их из одного отдела в другой. Наконец, третья ситуация передачи бумаг — должностное лицо, отвечающее за данный пакет документации, может уволиться или перейти на другую должность. В таком случае, возникает необходимость оформления передачи бумаг от одного лицу другому.
Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки.
Следует обратить внимание, что особенность подготовки деловых бумаг для передачи в архив зависит от срока их предполагаемого хранения. Так, обязательному прошиванию и нумерации подлежат дела со сроком хранения более 10 лет, а дела со сроком хранения менее 10 лет можно оставить в скоросшивателях.
При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.
Один из принципов договорной работы – документально подтверждать любое действие. Это снижает риск разногласий между контрагентами. Кроме того, в случае спора компания сможет доказать в суде, что выполнила свою часть обязательств.
Акт приема-передачи документов
Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей.
При составлении акта приема-передачи документов воспользуйтесь образцами, которые можно скачать из приложения к статье.
При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности. При наличии таких бланков оформляется отдельная опись в присутствии членов комиссии.
При составлении акта приема-передачи документов воспользуйтесь образцами, которые можно скачать из приложения к статье.
Документы группируются в дела, имеющие одну тему, с одним сроком хранения. Папки формируются в рамках одного календарного года и складываются с учетом хронологии событий. Приложения к документам прикрепляются вне зависимости от срока утверждения и даты. В случае неверного оформления или выявления несоответствия стандартам, документы возвращаются на доработку.
Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора.
Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
Как возместить ущерб если у виновника ДТП нет ОСАГО в 2019 году — как взыскать ущерб когда нет страховки?
При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.
Акт составляется либо непосредственно в процессе подсчета вручную, либо сначала составляется черновик, который затем перепечатывается и подписывается всеми членами комиссии.
Акт приема-передачи документов – письменная фиксация распоряжения документацией. Составление акта – право, но не обязанность сторон. Между тем, документ имеет важную доказательную силу. В случае споров появляется возможность сослаться на акт.
Текст включает в себя данные об участниках. Сердцевина – перечень документов, которые подлежат приемке и передаче. Полностью прописывается наименование каждого свидетельства и их количество. Количество элементов, которые могут входить в список, законодательством не ограничивается. Обозначается дата составления. Из документа должно ясно исходить, кто и когда получил и передал документацию.
В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.
В случае же оформления реорганизации или продажи предприятия необходимо создание двусторонней комиссии, в которую должны войти представители обеих компаний.
В этом случае акт является доказательством, что лицензиар передал необходимые сведения лицензиату. Если речь идет о передаче технологий или секретов производства, компания обязана передать второй стороне сделки материалы и инструкции по использованию. Акт передачи документов подтвердит, что лицензиар выполнил это обязательство.
В законе нет специальных требований к тому, в какой форме нужно составить акт приемки-передачи документов. Важно отразить сведения, которые позволяют идентифицировать сам документ и понять, передачу каких бумаг и материалов он подтверждает.
Прежняя управляющая организация должна уведомить новую управляющую организацию или ТСЖ о передаче технической документации. Для этого нужно передать новой компании уведомление. Это нужно сделать любым способом, который позволяет достоверно установить отправителя уведомления.
Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:
- Между 2 частными гражданами.
- Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
- Между физическим и юридическим лицом.
Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.
Скачать бесплатно простой образец и бланк. Особенности процедуры для бухгалтерских, кадровых и др. документов.
УО должна передать не только техническую документацию, но и ключи от помещений, которые входят в состав общего имущества собственников помещений в МКД, электронные коды доступа к оборудованию и все технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации МКД и управления им.
Вручение осуществляется сотруднику при его переводе на иную должность, во время увольнения, ликвидации структурного подразделения и прочих случаев.
Это делается, чтобы принимающая сторона могла удостовериться, что решение было принято легитимно, что не было неточных формулировок вопросов. Если это требование не выполняется, то формально такие документы старая управляющая организация может не принять.
Эти статьи и документы могут быть Вам полезны
Процесс приёмки документов занимает какое-то время, так как нужно тщательно проверить их наличие, сохранность, актуальность и т.д.
Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета.
Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.
Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.
По истечении срока договора управления МКД вероятна ситуация, при которой одна из сторон не хочет продолжать работать с другой стороной или принято решение о смене способа управления домом.
По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение. Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое.