Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На основании чего кадровый работник делает заверенные копии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных.
Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии.
Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.
Содержание:
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
Работодатель вправе отказать запрашиваемый акт если работник запросил копию не локального, а нормативного акта. Например, приказа госоргана или ведомства. К таким документам работодатель отношения не имеет. Отказ выдать заверенную копию будет законным.
При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации. Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке.
При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.
В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д. Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов.
Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации.
Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.
Заявление составляется сотрудником в произвольной форме или по образцу, предоставленному работодателем. В заявлении должно быть указано название запрашиваемых документов и их количество. Запрашивать документы в формулировке «прошу выдать копии всех документов, связанных с работой» нельзя: нужно перечислить конкретные документы.
Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».
Заявление составляется сотрудником в произвольной форме или по образцу, предоставленному работодателем. В заявлении должно быть указано название запрашиваемых документов и их количество. Запрашивать документы в формулировке «прошу выдать копии всех документов, связанных с работой» нельзя: нужно перечислить конкретные документы.
Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:
- трудовой договор;
- приказы о приеме на работу и других событиях;
- анкету сотрудника;
- обязательно трудовую книжку.
Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.
Если в запрашиваемом работником документе упоминаются другие работники, работодатель может оформите выписку из него, в части касающейся этого работника. Копии локальных актов работодатель может не выдавать. Такой отказ суды признают законным. В статье 62 ТК РФ упоминаются персональные документы работника. Локальный акт к ним не относится.
Если работодатель не выдаст копию такого акта, работник может оспорить отказ работодателя в суде. В таких спорах суды занимают разные позиции.
Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. 30. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).
В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен.
Требования к порядку заверения копий документов, приведенные в данном приказе, действуют до сих пор и носят обязательный характер.
В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан выдать по требованию сотрудника копии документов, связанных с работой. Рассмотрим, какие документы имеет право требовать работник, в каких случаях работодатель вправе ему отказать и как правильно оформить выдачу необходимых бумаг.
Порядок выдачи копий кадровых документов сотруднику
В случае направления документов сотруднику по почте работодатель обязан также соблюдать указанные выше сроки. Документы должны быть направлены сотруднику в течение 3-х рабочих дней.
Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации — 10 лет.
На полученном от работника заявлении руководитель должен поставить свою резолюцию: «Согласовано» или «Выдать документы». После этого заявление подписывается и передается в отдел кадров или бухгалтерию для подготовки и заверения запрашиваемых документов (их копий).
В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.
Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа. В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.
Прием на работу: порядок оформления документов
Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут.
Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.
защита прав в суде без адвоката
Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.
Поводом к написанию настоящей статьи послужил звонок одного из читателей нашего журнала. Звонивший – заместитель генерального директора акционерного общества – интересовался мнением редакции относительно правомерности применения правил ГОСТа Р 6.30-2003 при удостоверении организацией верности копий документов.