Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать регламент взаимодействия между отделами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Регламент процесса – это исключительно рабочий и сугубо практический документ, основанный на детальном описании процесса. Регламент должен быть разработан в соответствии с рядом принципов. Один из самых важных – принцип достаточности. Регламент процесса не должен быть огромным, в нем не должно быть воды и лишней информации.
Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.
Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.
Содержание:
Как подавить сопротивление, если сотрудники не хотят принимать рабочий регламент
На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.
Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.
Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.
В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику.
Наша компания довольно невелика, поэтому и не возникает необходимости тотальной регламентации. Составляем правила лишь для важнейших систем – мотивации и аттестации.
Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)
В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа.
Если какое-то звено не предусматривается в конкретном документе, ставится прочерк. Например, секретарь-делопроизводитель ежемесячно готовит и отдает на согласование начальнику службы управления персоналом список дней рождения сотрудников в следующем месяце, однако утверждения данного документа не предусмотрено, и в этом случае в колонке «Подпись, утверждение» будет стоять прочерк.
У любого продукта есть клиент. Внутренний или внешний. В кратком описании обязательно указать – кто является клиентом рассматриваемого процесса.
Ответственный объясняет собравшимся важность для компании данного процесса, каким образом будет лучше организовать.
Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя?
Тип поставщика – поставщики бывают внутренними и внешними. Внутренние поставщики могут быть процессами, организационными единицами или системами. Внешний поставщик – сторонняя организация или лицо. Внутренний процесс – в таком случае в поле поставщик должно быть указано название соответствующего процесса.
Если у вас используется нумерация процессов, то номер должен быть указан здесь. Если нумерации нет – просто пропустите этот пункт.
С точки зрения закона, рабочий регламент упрощает внутренние взаимодействия между подразделениями или сотрудниками на предприятии, существенно облегчая задачу руководству и снижая бюрократический порог.
Рабочий регламент: как написать и внедрить
Наш опыт подтверждает – требуется, прежде всего, разработка регламентов бизнес-процессов сквозного характера, они ориентированы на создание продукции и получение прибыли. Затрагивают данные бизнес-процессы несколько отделов, включая основные и вспомогательные.
Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.
Это зависит от целей и задач регламента, процесса управления регламентами и остается на ваше усмотрение.
Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.
Регламент процесса должен начинаться с краткого описания. Краткое описание всегда должно располагаться отдельно на первой странице, после титульного листа (если он есть). Краткое описание позволяет быстро сформировать понимание границ, сути и в чьей области ответственности находится процесс.
Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.
Какую роль играет генеральный директор в регламентации процессов
Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом.
Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.
Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса.
Если заранее будет определены схемы взаимодействия по работе, доля участия того или иного сотрудника в процессах, спорные ситуации не возникнут.
Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого.
Цели создания регламента взаимодействия структурных подразделений
В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст.
Чтобы определить все взаимодействия в компании и тем самым повысить эффективность персонала, HR-спе-циалисты «СпецПолимер» разработали и ввели Регламент взаимодействия и документооборота. Это помогло организации избавиться от многих проблем.
Регламент, прописанный в документе, является для предприятия основополагающим документом, на основании которого и строится рабочий процесс. Рабочий регламент является своеобразным метрономом, благодаря которому слаженно и четко музыканты исполняют мелодии, также и на предприятии слаженно трудится весь коллектив и каждый исполнитель в отдельности.
И так далее, пока письмо не достигнет непосредственно того, чьи сотрудники должны выполнить инициированную в письме работу. Этого можно избежать, если нормативный акт дает сотрудникам возможность напрямую взаимодействовать с различными подразделениями предприятия.
Трудовой кодекс РФ информирует нас о том, что каждый работник имеет право на перерыв в течение рабочего дня продолжительностью не менее 30 минут, но не дольше двух часов. Это время не считается рабочим, и его продолжительность регламентируется исключительно работодателем.
Следует назначить соответствующего квалифицированного человека, который будет осуществление определенных работ, которые будет определять руководитель организации в регламенте. Поэтому эту работу должен выполнять ответственный сотрудник.
Регламент нужен, когда есть необходимость описать взаимодействие нескольких подразделений. Разработка регламента производится на основе таких вопросов:
- последовательность действий в рамках процесса;
- участники роли действий;
- сроки проводимых действий;
- ответственность участников;
- принципы корректировки процесса.
Как написать регламент бизнес-процесса (далее по тексту БП)? Нет ничего проще, ответит большинство читателей. И будут правы. Написать регламент большого ума не нужно, а вот сделать так, чтобы по нему потом можно было работать, проводить аудиты деятельности, понимать результаты деятельности и принимать решения – это задача непростая. И залог успеха в ее решении – «хороший» регламент.
Раздел 3 – Выполнение процесса
Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.
Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).
Базовый текст регламента рассылается участникам рабочей группы, чтобы обсудить положения и внести соответствующие коррективы при необходимости. Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.
В регламенте работе нужно как можно подробнее описать бизнес-процесс. При этом будет хорошо если рабочий процесс не столь сложный, а за него отвечает сотрудник, который может довольно четко представлять всем окружающим этапы производственной деятельности. После этого вместе со всеми сотрудниками нужно обсудить регламент.
Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.
Положение о работе юридического отдела
Более подробное разъяснение смотрите в видео: С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде таблицы (см.
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте «Заключение договора». В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов.