Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по личному составу группируются в дела». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
На все распоряжения, связанные с кадровым составом, делаются описи – сопроводительные записки, представляющие собой их краткое описание. Опись позволяет при необходимости оперативно найти нужные данные.
Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом.
С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях.
Содержание:
1.2. Группировка различных категорий документов
Корректировки чаще всего вносятся в результате:
- изменений в действующем законодательстве;
- изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
- изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.
Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.
Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями*. Некоторые из них представлены в таблице 1.
Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.
Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.
Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.
Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
В листе-заверителе и внутренней описи указывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не должности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений.
Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе формата А4.
Унифицированная форма приказа по личному составу
Порядок оформления приказов по личному составу Любое действие работодателя в отношении работника производится на основании приказа. Приказы должны оформляться в письменной форме.
Постоянному хранению подлежат Уставы, Положения об организации, документы о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации или ее структурных подразделений.
Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.
Постоянному хранению подлежат Уставы, Положения об организации, документы о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации или ее структурных подразделений.
Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.
В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы?
6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:
- прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
- дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
- регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
- зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
- мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
- технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.
Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте.
Заполненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Приказ по личному составу — это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность — все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации.
При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с». По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.
Упорядочение и отбор документов на государственное хранение — это комплекс работ, направленных на качественную подготовку документов к передаче на государственное хранение, включающих в себя проведение экспертизы ценности документов и формирование дел, оформление дел и составление научно-справочного аппарата к ним, выделение дел к уничтожению.
Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.
Итак, кадровые документы формируются в дела уже на стадии делопроизводства. При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения.
Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).
Распорядительные документы группируются в дела по видам (постановления, распоряжения) и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.
Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев.
Распорядительный документ о назначении на должность руководителя учреждения относится к документации по основной деятельности, а не по личному составу.
2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )
В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).
В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, например 295 (двести девяносто пять) листов.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.
Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. На постоянное хранение отбирают планы годовые и с большей периодичностьюлет). При отсутствии годовых планов на постоянное хранение берут полугодовые, квартальные или месячные планы.