Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел архива организации образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Специальных требований на этот счет нет. Клеить бумажку на хвостики нитей и ставить там печать нужно когда предоставляешь документы, например, на конкурс. В архиве это необязательно. Я обычно оставляю по 5-6 см «хвостиков» с оборотной стороны тома, а на лицевую сторону — наклейку с надписью, без печати.
Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».
Содержание:
СТО СМК Форма документа «Типовая номенклатура дел»
Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. В связи с возложенными на фирмы и предпринимателей обязанностями по сохранению бумаг, прежде всего кадровых и подтверждающих взаиморасчеты по налогам, бизнесменам приходится заниматься хранением документации.
Как составить номенклатуру дел организации — образец
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
В повседневной работе с кадровыми документами используйте эти справочники. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт.
Вы пишите: «Индекс дела — уникальный индекс (буквенный и/или цифровой), который присваивается каждому делу.
Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим …
Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.
Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:
- систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
- присвоение регистрационного номера по классификации дел;
- составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).
По вашему рассказу, до номенклатуры еще далеко. В первую очередь нужно навести порядок в документах. В принципе, НД отдела не отличается от НД организации, и порядок работы над ней тоже. Главное — понять, какие документы создаются и хранятся в подразделении, в каких журналах они учитываются и т.п., а потом уже внести их в номенклатуру.
Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов.
Разработка номенклатуры производится установленными правилами делопроизводства:
- Правовые разработки номенклатуры можно скачать в интернете. Первым этапом считается разработка таблице,образец приведен выше.
- Чтобы заголовки были правильными, обращайте внимание на образцы приведенных примеров.
- Оформление проекта номенклатуры.
Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.
Постоянного хранения в папку дело на 4 прокола с описью и лист-заверитель в конце концы вывожу между папкой и делом а вот по поводу заклеивания ниток и был вопрос.)))))) думаю просто бумажкой заклею, поставлю печать и дату. Думаю ошибкой не будет. Просто в другой организации я сшивала без листа заверителя а просто клеила на нитки прошнуровано пронумеровано…..
Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).
Постоянного хранения в папку дело на 4 прокола с описью и лист-заверитель в конце концы вывожу между папкой и делом а вот по поводу заклеивания ниток и был вопрос.)))))) думаю просто бумажкой заклею, поставлю печать и дату. Думаю ошибкой не будет. Просто в другой организации я сшивала без листа заверителя а просто клеила на нитки прошнуровано пронумеровано…..
Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.
Классификация номенклатурных дел
Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.
Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Зачем она нужна для организации?
Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.
Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.
Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.
Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.
Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) — например, с временного на постоянный.
Подскажите, пожалуйста, зачем в форме номенклатуры дел в правилах работы архивов 2015 г. нужна виза руководителя архива, значит ли это, что составляется она им?
Большинство из этих бумаг подлежит более или менее длительному хранению – в зависимости от вида документа и его назначения. Установленную для каждой формы длительность хранения определяет Перечень из приказа Минкультуры, датированного 25 августа 2010 года № 558. К примеру, заполненные бланки об оплате труда следует сохранять в течение 75 лет.
У меня вопрос по номенклатуре дел. Скажите пожалуйста, в связи с тем что в ФЗ 125 внесено изменение по срокам хранения (по личному составу и др.) нужно ли в номенклатуру дел ставить срок хранения вместо 75 лет — 50 лет и т.д. (по личным делам) или в примечании прописывать п. ФЗ? и так же по приказам по основной деятельности и по личному составу?
Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно — постоянного и временного хранения.
В подразделении всего два дела (один том в каждом), переходящих с 2014 г. на 2017 г., в 2016 г. новых дел не заводилось, в 3 графе номенклатуры дел пишем 0, в итоговой записи в 2 графе — 0, в 3 графе – 2 ?
В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью, …
При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.
Кадровый документооборот — онлайн
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли вести номенклатуру дел Акционерному обществу. Могут проверяющие органы выписать штраф за ее отсутствие?
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.
Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку. После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.