Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить документы после закрытия фирмы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В этой статье рассмотрим срок хранения документов после ликвидации ООО. А именно, что делать с кадровыми документами при ликвидации ООО; основная цель работы с документами на этапе ликвидации; для чего создается конкурсная комиссия либо конкурсный управляющий. Три вида кадровых документов в зависимости от сроков хранения после ликвидации ООО.
Законодательством РФ не установлены сроки сдачи документации.Согласно статье 13.20 Ко АП РФ возможно предупреждение должностного лица или административный штраф в размере 300-500 рублей. Но на практике эта процедура осуществляется до внесения записи в ЕГРЮЛ о закрытии юридического лица.
Содержание:
Каковы основные виды документов ООО и сроки их хранения?
Сдать в архив документы после ликвидации общества можно, когда между ним и ликвидатором (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим, самим ООО, если оно ликвидируется добровольно) заключен соответствующий договор. Также документы могут быть переданы правопреемнику почившего ООО, или вышестоящему подразделению – п. 9.7 и п. 9.7.1 Основных Правил работы архивов организаций.
В частности, может быть составлен акт о передаче их на хранение бывшему участнику общества. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению, что также фиксируется в соответствующем акте и решении.
Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.
Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).
Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.
В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации. Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л) Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет.
Для каждого лица определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться юридическим лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных.3.5.
Документы по сроку хранения после ликвидации ООО первой и второй группы, согласно закону, следует отдавать на хранение в государственные муниципальные архивные учреждения. При этом негосударственные организации, в том числе ООО, должны передавать свою кадровую отчетность на архивное хранение по договору.
Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.
Основные сроки хранения документации предприятий (различных форм собственности) указаны в приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. Перечислить все его позиции невозможно, так как их больше 1000. В частности, в отношении хранения документов установлены такие сроки:
-
коллективные договоры, информационные материалы по забастовочному движению, предложения по улучшению техники безопасности хранятся постоянно;
-
путевые листы, договоры по автострахованию, отчеты об остатках и поступлении товаров, таможенные декларации хранятся 5 лет;
-
документы соискателей, не принятых на работу в организацию (рекомендации, автобиографии и т.д.), письма о переводе сотрудников хранятся 3 года.
Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г.
Также существуют специализированные архивы (центры) документов по личному составу. Однако функционируют они в нашей стране не повсеместно, а лишь в некоторых субъектах.
Это относится к документами, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение и несением дохода, уплата (удержание) налогов.
Что делать с документацией в случае ликвидации компании?
Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).
Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.
Документы по личному составу ликвидируемой компании должны поступать в соответствующий архив на хранение. Это означает, что основная цель работы с ними на этапе ликвидации — обеспечение сохранности. При этом кадровая отчетность должна сдаваться в архив в упорядоченном виде. Ведь от того, насколько грамотно она будет подготовлена к сдаче в архив, нередко зависит будущая пенсия человека.
Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.
Документы по личному составу ликвидируемой компании должны поступать в соответствующий архив на хранение. Это означает, что основная цель работы с ними на этапе ликвидации — обеспечение сохранности. При этом кадровая отчетность должна сдаваться в архив в упорядоченном виде. Ведь от того, насколько грамотно она будет подготовлена к сдаче в архив, нередко зависит будущая пенсия человека.
А вот кадровые документы – приказы и распоряжения по вопросам аттестации, поощрений, оплаты труда и т. п. – по правилам нужно хранить 75 лет.
После Ликвидации Фирмы Сколько Хранить Документы
Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.
Ликвидированная организация должна хранить документы в течение сроков, которые установлены нормативными документами. Так, например, все бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить не менее 5 лет или более, если это требует перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.
В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение. Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».
Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию. Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.
Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах.
Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям.
Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 г.
Что нужно знать о сроках хранения документов после ликвидации ООО
После того, как ООО прошло процедуру ликвидации, его документы не уничтожаются, а подлежат дальнейшему хранению. В статье рассмотрим порядок и срок хранения документов после ликвидации ООО.
Это относится к документам бумажным и электронным. По общим требованиям, содержащимся в налоговом кодексе, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации не может быть меньше четырех лет. Касаемо документов, подтверждающих убытки, срок сохраняется в течение всего налогового периода уменьшения убытка, то есть десяти лет. Уничтожать можно документы того периода, проверка которого уже завершена.
Компания обязана разъяснять субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные, если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с Федеральным законом.6.8.
Следует иметь ввиду, что если в коммерческий архив, придет официальный должным образом оформленный запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы. По правилу хранения документов, подлежат хранению документы 5-ти летней давности.
Сроки хранения документов после ликвидации ООО
При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.
Так что хранить их после получения свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ на наш взгляд не имеет смысла.
Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность
Закон предписывает передавать документацию ликвидируемой организации в муниципальный или государственный архив (23-я статья закона об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, п.10).
Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.
Ликвидация компании: что делать с документами и печатью?
Одним из вопросов, требующих разрешения является вопрос о хранении документов после ликвидации организации.
Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. То есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.
Важно! Если руководством компании или ликвидационной комиссией не будут выполнены действия по направлению документов на хранение в компетентный орган, то им грозят серьезные санкции.