Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно присвоить номер личному делу сотрудника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году фрагмент описи дел по личному составу. Этого требует п. Пример 8.
Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.
Содержание:
Личное дело работника – как его правильно оформить
Исключение составляют государственные и муниципальные служащие. Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г.
Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.
Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.
Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию.
Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.
Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1000 руб. для должностного лица, от 5000 до 10 000 руб. — для организации.
Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.
Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.
В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением. Храниться они должны в специальном шкафу или помещении (если большой штат сотрудников), где папки расставлены вертикально в алфавитном порядке или по нумерации.
В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят: Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).
На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.
Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г.
Пример 3 Обложка личного дела. Пример 4. Пример 5. Фрагмент документа. Пример 6 Опись дел по личному составу отдела кадров в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет. Пример 7 Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году фрагмент описи дел по личному составу.
Ознакомиться с его содержимым работник может в присутствии ответственного сотрудника непосредственно в отделе кадров.
Подписаться на ответы. Данная тема всегда остается актуальной. Спасибо за доступ. Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя Перейти к оформлению подписки.
Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.
Как присваивается табельный номер
Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.
Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы.
Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Как нумеруются личные дела сотрудников? Я устроилась инспекторам по ОК. Дела не пронумерованы. Номеру дела можно присвоить табельный номер сотрудника? Или как поступить. Подскажите пожалуйста.
Вместе с тем, личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации и формируется в картонной обложке, на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Следовательно, личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.
В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно ( ст.
Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования.
Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом.
Личное дело: формируем и оформляем
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Далее, «все последующие изменения данных о работнике (перемене места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров». Полная замена личной карточки проблематична по той причине, что очень сложно будет восстановить всю картину по данному сотруднику. С паспортными данными и состоянием в браке, в принципе, может применяться та же схема — с зачеркиванием.
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров (см. пример 2) и автобиографию. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело.
Образец оформления титульного листа
Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям.
Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.
Личное дело занимает основное место в системе учета сотрудников. На всех предприятиях в обязательном порядке формируются личные дела на всех сотрудников. В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.
Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Согласно п. 3.5.3 Основных правил «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации». Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.
Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.