Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход от бумажного к электронному документообороту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для этих категорий пользователей важной была не столько работа с учетной информацией, сколько работа с самими документами. И это обусловило рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте организаций.
Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Ряд методологических положений по указанным аспектам в данной монографии сформулирован и обоснован впервые.
Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами.
Содержание:
Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту
Полностью официальная схема работы. Закрывающие документы, возврат НДС. Одна из лучших на рынке комиссий (всего от 5% до 8%).
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами.
Однако если задумываться над реальной необходимостью печатать документ каждый раз перед нажатием клавиши print, эту статистику можно изменить.
При этом необходимо учитывать, что речь идет не просто о замене бумажных документов на электронные, а о принципиально иной организации работы. Электронные документы и электронный документооборот – это качественно новое системное явление. Поэтому необходимы комплексная разработка этой проблематики и, соответственно, комплексный подход к внедрению и применению электронного документооборота.
В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.
Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, форм информационного взаимодействия, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.
Электронные чертежи никаких помещений не требуют, отыскиваются эффективнее и быстрее.
- Бумажные чертежи теряются. По экспертной оценке, не могут использоваться от пяти до семи процентов технических материалов: они потеряны или разукомплектованы.
Размышлять об этом и рассматривать некоторые варианты технологии смешанного документооборота приходилось еще в начальный период внедрения систем автоматизации документооборота <2>.
С появлением технологии блокчейна некоторые эксперты в области ЭДО заговорили о возможном его использовании. Суть блокчейна заключается в прозрачности и безопасности любых транзакций. Теоретически это применимо и к документообороту. Но пока что это только рассуждения и не более.
Они дают возможность визуально отображать структуру изделия и связанные с объектами документы, а также строить различные отчеты (спецификации, ведомости покупных деталей и т. . ) в соответствии с требованиями российских и международных стандартов. В системе Search 5. 0 параллельно с архивом документов ведется база данных создаваемых на предприятии изделий/проектов.
Основные функции документооборота выполняются специальным модулем маршрутизации документов — неотъемлемой частью электронного архива. Модуль позволяет описать действующие на предприятии основные маршруты прохождения документов и запускать их в работу.
В процессе социально-экономического управления используются и сочетаются различные методы: организационно-распорядительные (административные), экономические и социальные (в том числе социально-психологические).
Вместе с новыми номерами предоставляется доступ к архиву издания за прошлые годы (при подписке на периоды более 6 месяцев).
Вдовина А.Ю., Овсепян Т.А. ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ В РОССИИ // Научное сообщество студентов: МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ: сб. ст. по мат. XXXVI междунар. студ. науч.-практ. конф. № 1(36).
Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия.
Вдовина А.Ю., Овсепян Т.А. ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ В РОССИИ // Научное сообщество студентов: МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ: сб. ст. по мат. XXXVI междунар. студ. науч.-практ. конф. № 1(36).
При внедрении новых информационных технологий важное практическое значение приобретает вопрос о принципах документооборота.
Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.
Это логично, учитывая ст. 312.2 ТК РФ, где говорится о дистанционной работе.Такой поворот дела представляется наиболее закономерным в правовом поле развития ЭДО.
Помогите дополнить и расширить этот список, присылая примеры сокращения расхода бумаги в вашей компании и участвуя в конкурсе Дня без бумаги!
Наиболее распространенные программные продукты (специализированное программное обеспечение) для систем электронного документооборота (СЭД) предусматривают как автоматизацию традиционных функций делопроизводства, так и реализацию принципиально новых возможностей электронного документооборота и работы с электронным контентом.
Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора, либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред.
Однако при всех плюсах электронного документооборота процесс перехода к его использованию сопровождается рядом трудностей.
В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.
Процесс создания и оформления документов получил название «документирование». Фиксация информации может осуществляться на различных носителях. В современной управленческой деятельности применяются не только традиционные документы на бумажном носителе, но и на других носителях, в том числе электронные.
1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?
При этом закреплены основные требования к документам (электронным документам): фиксированность, доступность, целостность, легитимность. Сходные требования к документам содержит принятый на основе международного стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
Сегодня основным инструментом работы с электронными документами являются системы электронного документооборота.
Вместе с тем еще остаются теоретические и практические вопросы перехода от бумажного к электронному документообороту, которые нуждаются в дальнейшей проработке, а впоследствии в нормативном регулировании и учете в реальной управленческой деятельности.
Это позволяло оперативно доводить до подразделений информацию о направленных в их адрес документах, а в ответ получать от подразделений информацию о состоянии работы с документами.
Переход на электронный документооборот российских компаний во многом обусловлен вступившим в силу законом «О персональных данных» (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.
Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.
Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред.
Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.
В ГОСТе Р 6.30-2003 прописаны рекомендации по оформлению документов, составу реквизитов, расположению подписи и прочему. Хотя по закону ГОСТ не обязателен, а используется больше как образец, всё-таки на него стоит ориентироваться. Особенно тем компаниям, которые работают с госструктурами, участвуют в госзакупках и тендерах.
Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды.
4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО
Стоит признать, что мы до сих пор боремся с «бумажным потопом», который захватывает бизнес-процессы компании. Мы тратим множество средств на покупку и обслуживание бумажных материалов, на хранение бумажных архивов, передачу и транспортировку и даже на утилизацию.
Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.
Особая роль информационного обеспечения в сфере государственного и муниципального управления и предоставления электронных информационных услуг была отмечена Президентом Российской Федерации Владимиром Путиным: «Нам нужно избавить людей от необходимости ходить по конторам, трепать там нервы в очередях тогда, когда нужно получить элементарные бумаги.