Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить расходный кассовый ордер». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
К оформлению РКО предъявляется ряд обязательных требований:
- строго определен круг подписантов или лиц, уполномоченных на подписание ордеров во время их отсутствия
- расходный ордер подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер, а в период их отсутствия – заместители, либо лица, уполномоченные приказом по предприятию на исполнение обязанностей,
- исключение составляет финансовый учет в сегменте индивидуального предпринимательства – РКО для ИП подписывает только один подписант – лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя;
Подписантами РКО, как правило, являются:
- кассир и бухгалтер;
- руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
- первый руководитель или индивидуальный предприниматель.
Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:
- Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
- Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.
- Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
- Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
- При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
- Ордер передается получателю на подпись.
- После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.
Содержание:
Образец заполнения формы расходного кассового ордера,
ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
Указание ЦБ РФ разрешает с 2014 года использовать не только унифицированные формы расходников. Данные документы выписываются кассиром, главным бухгалтером или просто бухгалтером. Они могут составляться вручную или с использованием специализированной программы. После этого на нем ставится разрешительная подпись руководителя и документ передается в кассу для дальнейшей выдачи денег.
Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью.
Расходный кассовый ордер является одним из основных документов в кассовой дисциплине, поэтому он используется в каждой организации. Кассирам и бухгалтерам следует разобраться, для чего нужен РКО, как его правильно заполнять, где на этом документе ставится печать. Ответим на самые важные вопросы и приведём образец идеального заполнения РКО.После оформления расходно-кассового ордера
Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.
Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:
- перечисление необходимой суммы на счет предприятия в банке;
- выдача суммы сотруднику компании, который будет выполнять действия, направленные на интерес компании; в такой ситуации обязательно указываются цели мероприятия (по Указанию ЦБ РФ №1843-У) и время проведения организационных мероприятий;
- выдача сотруднику предприятия для личных расходов;
- снятие наличных средств ИП для нужд юридического лица, где он является единственным сотрудником.
Если выплата заработной платы работникам через кассу предприятия не носит массовый характер, а производится в индивидуальном порядке, под расходный ордер скачать бланк можно в конце статьи.
Никогда не работала бухгалтером, но будучи продавцом-кассиром, при выдачи денежных средств мне приходилось распечатывать такой бланк.
Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?
Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.
Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.
Заполнение расходного кассового ордера на выплату заработной платы производится особым образом, и зависит от того, каким образом производится выплата зарплаты – по ведомости или персонально одному работнику. При этом следует помнить, что:
- ни на итоговую сумму ведомости, ни на те суммы, которые уже были выданы после начала срока действия ведомости по выдаче заработной платы, расходный ордер не оформляется;
- не подлежат отражению в кассовой книге сведения ни о предназначенных для выдачи средствах, ни об уже выданных по текущей ведомости работникам деньгах.
Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).
В любых документах, относящихся к кассовой дисциплине, нельзя делать исправления. Вам будет необходимо создать новый кассовый ордер с соответствующей нумерацией с указанием всех проведённых корректировок.
В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.
Все РКО, по которым произведена выплата средств из кассы предприятия, подлежат регистрации, которая производится в специальном журнале учета (форма № КО-3) приходно-расходных кассовых документов.
Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).
Все РКО, по которым произведена выплата средств из кассы предприятия, подлежат регистрации, которая производится в специальном журнале учета (форма № КО-3) приходно-расходных кассовых документов.
Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.
В каких случаях используется форма КО-2
Кассир, осуществивший выдачу средств из кассы, производит ее лицу при предъявлении им удостоверения личности, его реквизиты вносятся в строку РКО.При составлении платежной ведомости в конце последнего дня ее срока кассир отмечает возврат средств и передает в бухгалтерию. После проверки бухгалтер заверяет ведомость и в тот же день составить РКО на всю фактически выданную по ней сумму. Дата ордера должна соответствовать дате последнего дня выдачи заработной платы (закрытия ведомости).
Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.
Законодательство утвердило структуру документа и порядок его заполнения. Организации, использующие бухгалтерские программы, могут заполнять и распечатывать РКО. Вторым вариантом является использование типографских бланков либо распечатанных шаблонов.
Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.
Видео: как заполнять расходный кассовый ордер
Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов.
Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:
- В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
- Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
- При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
- Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
- Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.
Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2)
Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:
- В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
- Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
- При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
- Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
- Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.
Если РКО проведен без наличия расписки, то деньги, которые выдал сотрудник кассы, автоматически считаются недостачей и изымаются с зарплаты кассира.
Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.
Один из основных документов первичного учета по денежно-кассовым оборотам, на основании которого кассир осуществляет выдачу из кассы наличных средств – расходный кассовый ордер.
Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?
Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Электронный документооборот предприятия подразумевает возможность работать с РКО онлайн, заполнить и сдать такую форму можно, подтвердив ее при помощи сертификата электронной подписи.
Заполнение расходного кассового ордера на выплату заработной платы производится особым образом, и зависит от того, каким образом производится выплата зарплаты – по ведомости или персонально одному работнику.
В бухгалтерии используется множество различных документов и бланков строгой отчетности, оформление которых обязательно и регламентируется законодательно. При снятии денег из кассы используется расходный кассовый ордер — образец документа первичного учета по проведению операций с наличностью в кассе.
Бланк расходного кассового ордера 2017 года: правила и образец заполнения
РКО требуется заполнять всегда, когда должна осуществляться выдача наличности на руки. Это могут быть такие случаи:
- во время сдачи выручки, которая переводится на р/с банковского учреждения. В этом случае, в разделе «Основание» должна ставиться надпись: «Наличная выручка, предназначенная для перевода на р/с компании»;
- когда происходит выдача подотчетному лицу. Пример — использование средств для ведения деятельности работником в интересах указанной компании. Наличные деньги выдаются согласно заявления в письменном виде от подотчетного лица. Заполнять документ можно в произвольной форме, необходимо обязательно отобразить выдаваемую сумму и длительность, на протяжении которой можно распоряжаться ею;
- когда происходит выдача денег работнику предприятия для самостоятельного применения. Это могут быть расходы на командировку, материальная помощь и прочие выплаты. Тогда следует вписать обозначение «Для собственных потребностей» в строке назначения;
- при потребности компании в наличных деньгах для выполнения необходимых работ. Обязательным условием является отображение конкретного целевого назначения выдаваемых средств. Назначение выплаты может иметь формулировку: «Наличные деньги для покупки продукции» или «Для расчета с поставщиками».
Порядок оформления образца должен включать подписи всех ответственных работников — директора компании, главного бухгалтера или бухгалтера подчинении, кассира, если последние отсутствуют. Если все операции кассы ведутся лично руководителем, например, в случае с индивидуальным предпринимателем, то он сам обязан подписывать все кассовые документы.
Зависит от самих проверяющих и конкретной ГИТ. Госорганы в разных регионах могут действовать по-разному…
Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У).
Ведение РКО в электронном виде
Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, поскольку с 1 июня 2014 г. в отношении данной категории применяется упрощенный кассовый порядок.
Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.
Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.
Похожие записи: